CODE DE CONDUITE DES FOURNISSEURS

CONFORMITÉ SOCIALE ET ENVIRONNEMENTALE

INTRODUCTION - CODES DE CONDUITE DES FOURNISSEURS

Chez Troubadour Goods Ltd. (la « Société »), nous prenons notre responsabilité sociale et environnementale au sérieux et attendons de nos fournisseurs qu’ils fassent de même.

Ces codes de conduite sont basés sur la Déclaration universelle des droits de l’homme, la Déclaration de l’Organisation internationale du travail relative aux principes et droits fondamentaux au travail, la Déclaration de Rio sur l’environnement et le développement et la Convention des Nations Unies contre la corruption.

[NOM DU FOURNISSEUR] (le « Fournisseur ») est soumis à nos Codes de conduite, qui complètent les lois internationales, nationales, locales et autres lois applicables. En cas de divergence entre ces Codes de conduite et les lois applicables, le Fournisseur sera tenu d'appliquer les normes les plus strictes. Dans un souci d'amélioration continue, la conformité des fournisseurs à ces normes internationales sera évaluée. Les constatations et les mesures correctives seront suivies et feront l'objet d'évaluations de suivi.

Code de conduite éthique

Le Fournisseur, ses employés et les autres personnes agissant en son nom respecteront la loi, ses obligations en matière de licences/autorisations et toute autre réglementation. Le Fournisseur s'engage à :

Ne tolérer aucune forme de corruption

Ne pas offrir ou accepter de cadeaux, de paiements ou d’hospitalité pour encourager ou récompenser une décision

Se conformer aux normes et processus comptables et bancaires nationaux et/ou internationaux applicables, ainsi qu’à la législation relative au blanchiment d’argent, au financement du terrorisme, à la fraude et à d’autres activités illégales.

LUTTE CONTRE LA CORRUPTION ET LES CORRUPTIONS

Le Fournisseur respecte toutes les lois et réglementations anti-corruption applicables des pays dans lesquels il opère, y compris le Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) aux États-Unis et les conventions internationales anti-corruption applicables. Le Fournisseur ;

A une tolérance zéro à l'égard des pots-de-vin et de la corruption dans toutes les transactions commerciales, qui pourraient compromettre les principes de concurrence loyale ou constituer une tentative d'obtenir ou de conserver des marchés.

Ne permettra à aucun employé de subir des conséquences négatives pour avoir exprimé une préoccupation ou refusé de se livrer à un acte de corruption.

Ne tolérera pas les paiements, les cadeaux en nature, les dépenses, les remises, les avantages ou les promesses qui pourraient influencer le cours des décisions commerciales.

Disposera de systèmes appropriés pour gérer le risque de corruption

Formera ses employés aux pratiques anti-corruption.

CADEAUX ET HOSPITALITÉ

Les cadeaux et l'hospitalité sont souvent une partie appropriée d'une relation de travail, mais les employés du fournisseur ne doivent pas offrir ou recevoir de cadeaux et d'hospitalité qui pourraient influencer de manière inappropriée une décision commerciale ou créer un sentiment d'obligation.

Le fournisseur fournira des conseils appropriés à tous les employés sur ce qui n’est pas acceptable ;

Donner ou recevoir un cadeau ou une hospitalité destiné à influencer l'une ou l'autre des parties

Offrir ou recevoir des cadeaux ou une hospitalité somptueux ou extravagants qui sont, ou peuvent être considérés comme, inappropriés dans les circonstances

Donner ou recevoir des cadeaux ou des marques d'hospitalité si l'une des parties est impliquée dans des négociations commerciales en cours ou pourrait influencer la décision

Enfreindre les lois ou les règlements de votre pays ou de l'autre pays

Donner ou recevoir un don en espèces ou en actions

PROTECTION DES DONNÉES ET DE LA VIE PRIVÉE

Tous les employés doivent se conformer aux lois et réglementations locales applicables en matière de confidentialité et de protection des données et respecter la confidentialité des clients, sous-traitants, fournisseurs et employés du fournisseur et chercher à protéger leurs données personnelles.

Toute personne traitant des données personnelles doit connaître les principes de protection des données, qui doivent être respectés. Ces principes sont les suivants :

Traitées de manière loyale et licite. L'obtention, la conservation et le partage des données doivent reposer sur une base légale, et les données doivent être traitées uniquement de la manière à laquelle la personne concernée peut raisonnablement s'attendre.

Obtenues à des fins déterminées et légales. Les données ne doivent être obtenues qu'à des fins déterminées et ne peuvent être divulguées que si leur divulgation est compatible avec ces fins.

Adéquates, pertinentes et non excessives. Seules les informations qui restent pertinentes doivent être conservées. Lors d'une divulgation, seules les informations pertinentes et nécessaires à la finalité de la divulgation doivent être partagées.

Exactes et à jour. Les informations doivent être exactes et à jour. (En matière d'état civil, les registres doivent refléter les faits au moment de l'événement et ne peuvent être corrigés qu'en cas d'erreur, conformément aux procédures prévues par la loi.)

Ne pas conserver les informations plus longtemps que nécessaire. Elles ne doivent être conservées que le temps nécessaire et supprimées dès qu'elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.

Traitement des données conformément aux droits de la personne concernée. Toute personne a le droit de faire rectifier toute information erronée. Ce principe permet également aux personnes d'accéder aux données personnelles les concernant, par exemple en cas de demande d'accès.

Conservation sécurisée. Les organisations détenant des informations personnelles sont tenues de mettre en place des mesures de sécurité adéquates pour garantir un traitement approprié des données personnelles et éviter toute perte ou vol de ces dernières.

Les données personnelles ne doivent pas être transférées vers un autre pays sans une protection adéquate. Les données personnelles ne doivent pas être transmises vers un pays ou un territoire à moins que ce pays ou territoire n'assure un niveau adéquat de protection des droits et libertés des personnes concernées en matière de traitement des données personnelles.

Code de conduite des droits de l'homme

Le fournisseur s'engage à respecter les droits humains tout au long de sa chaîne d'approvisionnement. Nous sommes convaincus que chacun doit être traité avec respect et travailler dans un environnement sûr. Ce Code s'appuie sur le Code de base de l'Initiative pour le commerce éthique (ETI), issu du droit international du travail et des droits humains.

Le fournisseur respectera la Déclaration universelle des droits de l’homme des Nations Unies, en :

Respecter les droits fondamentaux de l'homme, conformément aux Principes directeurs des Nations Unies relatifs aux entreprises et aux droits de l'homme

Reconnaître et respecter les droits des peuples autochtones et la valeur de leur patrimoine traditionnel, culturel et social et attendre de ses fournisseurs qu'ils se conforment à cette exigence

Si vous opérez dans une zone touchée par un conflit ou si vous vous approvisionnez directement dans une zone touchée par un conflit, effectuez une diligence raisonnable en matière de droits de l'homme pour évaluer les risques accrus d'impacts négatifs sur les droits de l'homme

Former les employés concernés aux questions relatives aux droits de l’homme.

Code de conduite du personnel

Le fournisseur respectera la Déclaration de l’Organisation internationale du travail relative aux principes et droits fondamentaux au travail, y compris dans sa chaîne d’approvisionnement, en veillant à ce que :

L'EMPLOI EST LIBREMENT CHOISI

Le fournisseur applique une politique de tolérance zéro à l'égard de l'esclavage moderne. Il assume sa responsabilité de mettre en œuvre des systèmes et des contrôles suffisants pour se prémunir contre toute forme d'esclavage moderne et protéger les droits des travailleurs, et reconnaît qu'il s'agit d'un processus continu. Pour garantir :

Il n’y a pas de travail pénitentiaire forcé, asservi ou involontaire

Les travailleurs ne sont pas tenus de déposer des « dépôts » ou leurs papiers d’identité auprès de leur employeur et sont libres de quitter leur employeur après un préavis raisonnable.

Des mesures de réclamation et de dénonciation sont prévues et communiquées pour permettre aux employés de signaler une faute réelle ou présumée sans crainte de représailles.

LA LIBERTÉ D'ASSOCIATION ET LE DROIT DE NÉGOCIATION COLLECTIVE SONT RESPECTÉS

Les travailleurs, sans distinction, ont le droit d’adhérer ou de former des syndicats de leur choix et de négocier collectivement.

Le fournisseur a une attitude ouverte envers les activités des syndicats et leurs activités organisationnelles

Les représentants des travailleurs ne sont pas discriminés et ont accès à l’exercice de leurs fonctions représentatives sur le lieu de travail.

Lorsque le droit à la liberté d’association et à la négociation collective est restreint par la loi, l’employeur facilite, et n’entrave pas, le développement de moyens parallèles d’association et de négociation indépendantes et libres.

LES CONDITIONS DE TRAVAIL SONT SÛRES ET HYGIÉNIQUES

Un environnement de travail sûr, sécurisé et hygiénique sera assuré, compte tenu des connaissances actuelles du secteur et des risques spécifiques. Des mesures adéquates seront prises pour prévenir les accidents et les atteintes à la santé découlant, associés ou survenant au cours du travail, en minimisant, dans la mesure du possible, les causes des risques inhérents à l'environnement de travail ; et

Les travailleurs recevront une formation régulière et enregistrée en matière de santé et de sécurité, et cette formation sera répétée pour les nouveaux travailleurs ou les travailleurs réaffectés.

L'accès à des toilettes propres et à de l'eau potable et, le cas échéant, à des installations sanitaires pour le stockage des aliments sera fourni.

Le logement, lorsqu'il est fourni, sera propre, sûr et répondra aux besoins fondamentaux des travailleurs.

La responsabilité de la santé, de la sécurité et de la sûreté est confiée à un représentant de la haute direction.

LE TRAVAIL DES ENFANTS NE SERA PAS RECOURS

Si le fournisseur découvre que des enfants travaillent dans sa chaîne d'approvisionnement, il prendra des mesures immédiates pour y mettre un terme, en gardant à l'esprit l'intérêt supérieur de l'enfant.

Les jeunes de moins de 18 ans ne seront pas employés la nuit ou dans des conditions dangereuses.

LES SALAIRES DE VIE SONT PAYÉS

Les salaires et avantages sociaux versés pour une semaine de travail standard répondent, au minimum, aux normes juridiques nationales ou aux normes de référence du secteur, selon la norme la plus élevée.

Tous les travailleurs recevront des informations écrites et compréhensibles sur leurs conditions d'emploi en matière de salaire avant d'entrer en fonction et sur les détails de leur salaire pour la période de paie concernée à chaque fois qu'ils sont payés.

Aucune retenue sur salaire à titre disciplinaire ne sera autorisée, ni aucune retenue sur salaire non prévue par la législation nationale sans l'autorisation expresse du travailleur concerné. Toute mesure disciplinaire doit être consignée.

LES HEURES DE TRAVAIL NE SONT PAS EXCESSIVES

Les horaires de travail doivent être conformes aux lois nationales, aux conventions collectives et aux dispositions ci-dessous, selon celles qui offrent la plus grande protection aux travailleurs.

Les horaires de travail, hors heures supplémentaires, seront définis contractuellement et ne pourront excéder 48 heures par semaine.

Toutes les heures supplémentaires seront volontaires. Elles seront utilisées de manière responsable, en tenant compte des éléments suivants : l'ampleur, la fréquence et le nombre d'heures travaillées par chaque travailleur et par l'ensemble du personnel. Elles ne remplaceront pas un emploi régulier. Les heures supplémentaires seront toujours rémunérées à un taux majoré, dont il est recommandé qu'il ne soit pas inférieur à 125 % du taux de salaire normal.

Le nombre total d'heures travaillées au cours d'une période de sept jours ne dépassera pas 60 heures, sauf dans des circonstances exceptionnelles où toutes les conditions suivantes sont remplies :

ceci est autorisé par la législation nationale

cela est autorisé par une convention collective librement négociée avec une organisation de travailleurs représentant une partie significative de la main-d'œuvre

des mesures de protection appropriées sont prises pour protéger la santé et la sécurité des travailleurs, et

l'employeur peut démontrer que des circonstances exceptionnelles s'appliquent, telles que des pics de production inattendus, des accidents ou des urgences.

Les travailleurs bénéficieront d’au moins un jour de congé par période de sept jours ou, lorsque la législation nationale le permet, de deux jours de congé par période de 14 jours.

AUCUNE DISCRIMINATION N'EST PRATIQUEE

Le Fournisseur veillera à ce qu’il n’y ait aucune discrimination en matière d’embauche, de rémunération, d’accès à la formation, de promotion, de licenciement ou de retraite fondée sur la race, la caste, l’origine nationale, la religion, l’âge, le handicap, le sexe, l’état matrimonial, l’orientation sexuelle, l’appartenance syndicale ou l’affiliation politique.

UN EMPLOI RÉGULIER EST FOURNI

Dans la mesure du possible, le travail effectué doit être effectué sur la base d’une relation de travail reconnue établie par la législation et la pratique nationales.

Les obligations envers les employés en vertu des lois et règlements du travail ou de la sécurité sociale découlant de la relation de travail régulière ne seront pas évitées par le recours à des contrats de travail uniquement, à la sous-traitance ou à des accords de travail à domicile, ou par des programmes d'apprentissage où il n'y a pas d'intention réelle de transmettre des compétences ou de fournir un emploi régulier, et aucune de ces obligations ne sera évitée par le recours excessif à des contrats de travail à durée déterminée.

Les modalités de travail à domicile seront conformes à la Convention de l'OIT sur le travail à domicile, 1996 (n° 177).

AUCUN TRAITEMENT DUR OU INHUMAIN N'EST AUTORISÉ

Les violences physiques ou disciplinaires, la menace de violences physiques, le harcèlement sexuel ou autre, les violences verbales ou autres formes d’intimidation sont interdits.

Code de conduite environnementale

Le Fournisseur s'engage à protéger l'environnement dans l'ensemble de ses activités. Il attend de ses employés, ainsi que de toute personne travaillant avec lui ou en son nom, qu'ils respectent le présent Code de conduite.

Dans la conduite de ses affaires, le fournisseur démontrera son engagement envers la gestion environnementale par l’application des principes généraux suivants :

Agir conformément aux meilleurs principes pour l’atténuation des dommages environnementaux et l’amélioration de la qualité de l’environnement

Se conformer ou dépasser les lois et réglementations environnementales applicables

Élaborer, maintenir et suivre des politiques et des procédures qui fournissent un cadre pour la protection, la responsabilité et la gestion de l'environnement

Surveiller ses activités pour confirmer la conformité aux normes réglementaires, d'entreprise et industrielles et pour identifier et corriger les effets potentiellement négatifs sur l'environnement

Prévenir la pollution et réduire la consommation de ressources grâce à des stratégies de gestion des déchets qui favorisent la minimisation, la réutilisation, la récupération et le recyclage des déchets, selon le cas

S’efforcer de garantir que l’utilisation des ressources naturelles soit équitable et durable, en tenant compte des besoins d’une société diversifiée

Chercher à conserver les ressources grâce à une gestion sûre, efficace et responsable des matériaux et des déchets, en réduisant, en réutilisant et en recyclant chaque fois que cela est approprié.

Minimiser et atténuer les effets environnementaux négatifs des produits grâce à une conception respectueuse de l'environnement

Intégration de mesures d’efficacité énergétique dans les installations de l’entreprise et promotion d’une utilisation efficace de l’énergie dans tous les domaines d’activité de l’entreprise

Adopter un programme d’approvisionnement qui prend en compte l’impact environnemental des produits et services et qui soutient l’achat de produits et de matières premières éco-efficaces

S'assurer que le personnel est conscient des impacts environnementaux de ses activités professionnelles et l'encourager par des actions régulières de sensibilisation et de formation à minimiser ces impacts

Promouvoir la protection et la valorisation de la biodiversité et des écosystèmes par le biais de programmes de sensibilisation des employés et de l'engagement des parties prenantes

S’efforcer d’améliorer la performance environnementale, de s’adapter à l’évolution des normes et d’intégrer, le cas échéant, les résultats de la recherche scientifique et de l’innovation technologique pour renforcer la protection de l’environnement.

Code de conduite d'approvisionnement

Conscient que les entreprises durables doivent tenir compte des ressources limitées de la planète, le Fournisseur attend de ses fournisseurs qu'ils adhèrent à des principes de gestion environnementale rigoureux et réduisent leur impact sur l'environnement dans lequel ils opèrent. De plus, les fournisseurs du Fournisseur doivent :

Disposer d'une politique environnementale/de développement durable écrite adaptée à la taille et à la nature des opérations du [Fournisseur] qui, le cas échéant, aborde la prévention, l'atténuation et le contrôle des impacts environnementaux et sanitaires graves des opérations, notamment l'utilisation des matières premières, les émissions de gaz à effet de serre, l'eau, les déchets, la qualité de l'air et la biodiversité.

Disposer d'un programme/système interne de gestion environnementale efficace avec un personnel adéquatement formé

Respecter toutes les lois et réglementations relatives à la protection de l'environnement et à la manipulation des matières dangereuses et nocives

Valider que tous les matériaux et composants d'entrée ont été obtenus à partir de sources durables, conformément aux traités et protocoles internationaux (y compris, par exemple, la Convention sur le commerce international des espèces de faune et de flore sauvages menacées d'extinction (CITES), le système de certification du processus de Kimberley (SCPK) et le système volontaire de garanties du World Diamond Council), en plus des lois et réglementations locales.

Divulguer les caractéristiques matérielles et les informations relatives à la santé et à la sécurité des produits qu'ils fournissent à Troubadour Goods Ltd. conformément à la législation applicable en matière de normes commerciales et, lorsqu'elles existent, aux réglementations nationales ou internationales spécifiques et aux directives généralement acceptées de l'industrie.

Engagez-vous à utiliser du papier, des emballages et d’autres produits à base de bois provenant de sources responsables.

Le Fournisseur sera en mesure de divulguer toutes les certifications et les sources potentielles des pays d’origine associés aux matières premières utilisées.

Les fournisseurs impliqués dans l'industrie des parfums et des cosmétiques devront :

S'assurer que les composés de parfum, les formules, les composants d'emballage ou les produits finis qu'ils fournissent sont sûrs pour l'usage auquel ils sont destinés et sont conformes à toutes les lois applicables dans le monde entier, au meilleur de leurs connaissances

Assurez-vous que les parfums, produits cosmétiques ou ingrédients n'ont pas été testés sur des animaux pour une utilisation parfumée ou cosmétique.

Le fournisseur doit démontrer qu’il prend des mesures pour garantir que les minéraux (3TG), l’or et/ou les métaux du groupe du platine au sein de la chaîne d’approvisionnement répondent aux normes internationales en matière de pratiques commerciales responsables et sont exempts de conflits.

Pour l'industrie agroalimentaire, le fournisseur doit s'assurer de respecter les normes, lois et réglementations alimentaires en vigueur. Par exemple, le Comité permanent de la chaîne alimentaire et de la santé animale de la Commission européenne.

BIEN-ÊTRE ANIMAL

Le fournisseur doit respecter le bien-être animal et œuvrer progressivement à l’adoption de pratiques saines et humaines envers les animaux, basées sur les meilleures technologies et normes disponibles.

Tous les fournisseurs doivent adopter des pratiques saines et humaines qui respectent le bien-être animal et sont basées sur les meilleures pratiques (par exemple, les principes d'approvisionnement animal du Sustainable Luxury Working Group).

Sur demande, les fournisseurs doivent fournir une documentation et/ou autoriser des audits de leur chaîne d'approvisionnement concernant la diligence raisonnable en matière de bien-être animal.

Reconnaissance du fournisseur

Nous, le fournisseur, confirmons que :

Nous avons reçu et pris bonne note du contenu des codes de conduite

Nous connaissons toutes les lois et réglementations en vigueur dans les pays dans lesquels nous opérons.

Nous signalerons à Troubadour Goods Ltd. tout cas de violation des codes de conduite.

Nous nous conformerons aux codes de conduite sans modification ni abrogation.

Nous informerons tous nos employés/sous-traitants du contenu des Codes de conduite et veillerons à ce qu’ils respectent les dispositions qui y sont incorporées.

Nous autorisons par la présente Troubadour Goods Ltd. ou toute organisation agissant au nom de Troubadour Goods Ltd. à effectuer des audits avec ou sans préavis dans nos locaux et dans les locaux commerciaux de nos sous-traitants à tout moment pour vérifier le respect de ces codes de conduite.